Nếu một nhân viên của bạn mất nhiều ngày để hoàn thành công việc mà đáng ra chỉ mất một vài giờ thì những chiến lược này có thể giúp bạn thúc đẩy họ làm việc với tốc độ tốt hơn và chất lượng cao hơn.
Mục lục
1. Xác định lý do tại sao nhân viên của bạn lại chậm chạp
Bạn chỉ cần trao đổi thẳng thắn, giải thích rằng bạn nhận thấy thời gian gần đây tốc độ làm việc của họ chậm lại, đồng thời hỏi xem họ có vấn đề ở đâu đó không. Lý do cho sự lười biếng là rất phổ biến, nhưng cũng có thể là họ gặp khó khăn với quy trình làm việc mới, công việc quá nhiều hoặc họ gặp một số vấn đề về tâm lý.
Xin lưu ý rằng, bạn nên thực hiện một cuộc trao đổi riêng tư và thân thiện dù là trực tiếp ở một địa điểm nào đó như là phòng họp, quán cà phê (nhưng chỉ có hai người) hoặc là qua các phương tiện khác (skype, zalo, email). Ở bước đầu tìm hiểu nguyên nhân, đừng nói vấn đề của người khác trước đám đông để không khiến họ cảm thấy như bị dồn vào chân tường và bị mọi người soi mói. Nếu không, những gì bạn biết được sẽ có thể là những câu trả lời che đậy vấn đề thực sự.
2. Đề xuất sự giúp đỡ
Sau khi biết được lý do, chắc chắn chúng ta không thể chì chiết khiến cho đối phương cảm thấy họ như là một kẻ có tội, cũng đừng đưa ra các an phạt gay gắt, đặc biệt nếu họ mới mắc lỗi này lần đầu tiên. Hãy từ tốn cho họ biết rằng họ có thể gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung của tập thể nếu tiếp diễn. Điều quan trọng là cho họ thấy bạn luôn sẵn sàng trợ giúp họ để giải quyết vấn đề. Hãy hỏi, “Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình này?” hoặc “Tôi có thể giúp gì?” Đôi khi câu trả lời đã có, bạn chỉ cần đặt câu hỏi.
Tùy vào các nguyên nhân khác nhau, bạn có thể đề xuất giải pháp phù hợp chẳng hạn như:
- Giảm khối lượng công việc, hoặc thay thế một vài đầu việc đơn giản hơn với những người đang bị quá tải.
- Tìm kiếm người hỗ trợ cho những người gặp khó bởi công việc phức tạp.
- Bạn có thể cố gắng tìm cách hợp lý hóa môi trường của nhân viên có vấn đề và cho họ cơ hội thành công. Hãy nhớ rằng chúng ta có thể bị phân tâm bởi những thứ khác nhau. Bạn nên yêu cầu tắt điện thoại và các phương tiện giải trí không cần thiết, bày trí lại bàn làm việc gọn gàng với những người hay bị sao nhãng trong công việc.
- Đưa ra lời khuyên, lời động viên an ủi với nhân viên đang có vấn đề về tâm lý (mới chia tay người yêu, mất thú cưng,…) hoặc chỉ là sự quan tâm đơn giản nào đó, ví dụ mời họ một tách cà phê khi đang nghỉ giải lao.
- …
Đọc thêm: Lợi ích quan trọng khi làm việc nhóm
3. Đưa ra thời hạn rõ ràng
Để tiến độ công việc trôi chảy, bạn cần đưa ra thời hạn hoàn thành công việc rõ ràng với mỗi người và yêu cầu họ thực hiện nghiêm túc. Một số người có xu hướng làm các công việc đơn giản trước nhưng những phần việc này có thể chiếm tới 80% thời lượng làm việc trong ngày. Vì thế, bạn hãy yêu cầu họ lên kế hoạch công việc đầu ngày tỉ mỉ và sắp xếp sự ưu tiên từng công việc theo tính chất quan trọng hay gấp gáp. Đôi khi chỉ cần hoàn thành 20% công việc quan trọng nhất bạn cũng đã đạt được 1 ngày làm việc hiệu quả thay vì 80% công việc “râu ria”.
4. Tìm hiểu xem nhân viên của bạn thích làm gì
Khi bạn dành thời gian quan tâm tới từng nhân viên và xem cách họ làm việc bạn sẽ biết được họ ưu tú ở điểm nào. Mặc dù bạn không thể chỉ giao cho tất cả mọi người những nhiệm vụ mà họ yêu thích, nhưng việc làm theo điểm mạnh của nhân viên thường rất hợp lý. Nếu bạn có thể cân bằng những công việc cảm thấy như cực nhọc với công việc mà họ yêu thích, nhân viên của bạn có thể hạnh phúc hơn và ít có nguy cơ bị delay hơn. Tất nhiên, bạn không cần chăm lo cho họ quá mức như các em bé ở trường mầm non, bạn chỉ cần để họ thực sự cảm thấy cân bằng giữa việc hoàn thành và thử thách có thể làm việc hiệu quả nhất.
Đọc thêm: Những cách tăng thêm hiệu quả công việc có thể bạn chưa biết
6. Đưa ra phản hồi thường xuyên
Trong quá trình làm việc, hãy theo dõi sát sao, nhưng không khiến nhân viên có cảm giác sếp đang “soi mói” mình. Nếu bạn thấy nhân viên chểnh mảng hãy đưa ra cảnh báo kịp thời để họ tiếp tục quay lại guồng công việc và không bị lệch hướng.
Vì vậy, bạn nên cân nhắc lập kế hoạch cho các cuộc họp định kỳ để thảo luận về hiệu suất và tiến độ của các nhân viên và tìm hiểu xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào, có cần phải thay đổi điểm nào để cải thiện công việc hay không.
Các cuộc họp cũng rất quan trọng để thiết lập và củng cố thêm các mục tiêu của tổ chức. Khi bạn có những nhân viên giỏi chỉ chậm trễ một chút, bạn không muốn phải sa thải họ nếu đánh giá đầu tiên của họ cho thấy họ đã không hoàn toàn đạt được mọi thứ. Khen thưởng cho sự tiến bộ ngày càng tăng có thể giúp bạn giữ được tinh thần lạc quan, trong khi vẫn làm việc hướng tới mục tiêu cuối cùng của mình. Những lời chỉ trích mang tính xây dựng và tập trung vào những gì họ đã hoàn thành có thể khiến cuộc họp trở nên tích cực hơn là điều họ sẽ sợ hãi.
Một lợi ích bổ sung để giải quyết vấn đề nhân viên chậm chạp theo kiểu thực dụng là bạn đang mô hình hóa một phương pháp giải quyết xung đột tích cực trong doanh nghiệp của mình. Nhân viên của bạn thấy rằng trong khi bạn đặt nhiều kỳ vọng, bạn không mong đợi sự hoàn hảo. Hi vọng họ sẽ hiểu rằng bạn đánh giá cao họ và sự đóng góp của họ đủ để làm việc hướng tới kết quả tốt hơn. Cảm thấy được hỗ trợ và quý trọng thường được chuyển thành trung thành, lâu dài.
Đọc thêm:: Làm sao để tạo động lực cho nhân viên?
