8 kỹ năng quan trọng giúp cải thiện hiệu quả khi làm việc nhóm

8 kỹ năng quan trọng giúp cải thiện hiệu quả khi làm việc nhóm 1

Không phải cứ có một team hùng mạnh như “5 anh em siêu nhân” thì chắc chắn chúng ta sẽ gặt hái được thành quả như mong đợi. Để làm việc nhóm hiệu quả cũng cần phải có bí quyết.

Nếu muốn sức mạnh của tập thể được củng cố tốt hơn, đừng bỏ qua 8 tips gợi ý sau đây.

1. Xác lập mục tiêu hợp lý, cụ thể

1. Xác lập mục tiêu hợp lý, cụ thể 1

Để có thể đi đúng hướng, hoàn thành công việc đúng tiến độ, nhóm nên đặt ra những mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu này có thể được cấp trên giao phó hoặc nhóm tự đặt ra. Chẳng hạn như:

  • KPI doanh thu cao gấp 2 lần tháng trước
  • Hoàn thành công việc trước 1 tuần, trích xx% khen thưởng…

Tuy nhiên, đừng bao giờ đặt ra những kỳ vọng quá lớn và phi thực tế. Điều đó chắc chắn sẽ gây áp lực mạnh mẽ lên mọi thành viên.

Khi đã thống nhất được mục tiêu và những kỳ vọng mà team có thể đạt được trong tương lai thì mọi người phải cùng có niềm tin và làm việc một cách nghiêm túc để hoàn thành mục tiêu ấy.

2. Phân công công việc 

Để một nhóm làm việc hiệu quả, thì mọi thành viên cần được phân chia các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi người nên biết rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong nhóm là gì. Họ cũng cần thỏa thuận rõ ràng về từng nhiệm vụ trong công việc, mỗi cá nhân phải có trách nhiệm và chịu trách nhiệm hoàn thành công việc của mình đúng theo yêu cầu.

Ngay cả khi vai trò và trách nhiệm được phân chia cụ thể cho các thành viên trong nhóm, nhưng sẽ có những người đóng góp 100% sức lực, trong khi có sẽ không thiếu những cá nhân lười biếng, ỉ lại vào người khác. Nếu bạn không muốn trở thành gánh nặng của tập thể thì đừng bao giờ đóng vai là kẻ lười biếng. 

Tuy vậy, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải quá rạch ròi. Sự chia sẻ và hỗ trợ cần thiết với các thành viên khác cũng rất quan trọng, nhất là khi một ai đó vằng mặt hoặc họ không kịp hoàn thành nhiệm vụ đúng chỉ tiêu. Sức mạnh của tập thể sẽ được củng cố rõ rệt hơn khi mọi thành viên đều biết chủ động gánh vác phần nhiệm vụ của mình, đồng thời sẵn sàng hỗ trợ nếu như có ai đó đang cần họ.

3. Đặt đúng tầm quan trọng của người nhóm trưởng

Nhóm trưởng giống như người chỉ huy của một con tàu. Để tàu đi đúng hướng thì không thể thiếu sự dẫn dắt của thành viên chủ chốt này. Vì thế, trong bất kể mọi hoạt động của nhóm, người trưởng nhóm phải được nắm giữ những vai trò quan trọng. Người trưởng nhóm nên tham gia vào các cuộc họp quan trọng, tham gia phân công nhiệm vụ, tham gia vào việc đóng góp các quyết định, cam kết, đánh giá tiến độ của thành viên và đưa ra định hướng chung cho nhóm.

4. Giao tiếp tôn trọng, sẵn sàng chấp nhận xung đột

Thay vì giữ im lặng và chỉ làm công việc riêng của mình thì trao đổi tích cực là cách tốt hơn giúp nhóm hoạt động hiệu quả. Các thành viên trong nhóm cần có khả năng truyền đạt suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc của mình một cách rõ ràng, cởi mở, dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Khi một người đang bày tỏ quan điểm thì những người khác cần giữ im lặng, đặt câu hỏi và phản biện đúng lúc để làm rõ thắc mắc của mình.

Tất nhiên, trong giao tiếp sẽ khó có thể tránh khỏi xung đột, bất đồng quan điểm. Quan trọng là mọi thành viên đều chấp nhận và sẵn sàn đối mặt với những rủi ro này. Trong nhiều trường hợp, xung đột có thể giúp bạn tìm ra được hướng giải quyết tối ưu hơn cho công việc của mình. Nếu không trao đổi bạn sẽ không biết được đâu là cách làm tốt nhất, làm sao để tránh khỏi những sai lầm.

Sau khi chúng ta tranh cãi, chúng ta vẫn không xa rời mục đích chung của cả team và vẫn tìm được những giải pháp phù hợp để cùng nhau phát triển.

Nếu như có những bất đồng vượt khỏi tầm kiểm soát, có những cá nhân không chịu hợp tác, không vì mục tiêu chung của nhóm thì việc đưa ra các hình thức kỷ luật chắc chắn là điều cần thiết.

Xem thêm: Bí kíp giải quyết xung đột khi làm việc theo nhóm

5. Tạo dựng niềm tin 

Tạo dựng niềm tin trong nhóm là điều thực sự cần thiết. Với sự tin tưởng, các thành viên có thể cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp, ủng hộ và giúp đỡ nhau. Mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng và cảm xúc của họ và luôn được những người còn lại tôn trọng.

Đừng bao giờ bàn tán hay nói xấu sau lưng về thành viên khác trong nhóm. Điều này chỉ làm gia tăng thêm mối bất hòa. Nếu bạn gặp vấn đề với một thành viên khác trong nhóm, hãy thảo luận riêng tư hoặc nhờ tới sự can thiệp từ trưởng nhóm. Đừng tách biệt  thành các nhóm nhỏ hơn trong nhóm. Hành động này vô tình tạo ra ranh giới giữa mọi người, khiến môi trường làm việc trở nên gượng ép và thiếu hiệu quả.

Để tạo dựng niềm tin trong nhóm, không có một công thức chung nào áp dụng với tất cả mọi người. Nhưng hãy nhớ là, chúng ta không chỉ củng cố niềm tin trong công việc, bạn có thể gia tăng kết nối khi chúng ta vui chơi, để thêm hiểu nhau hơn. Bằng cách nào đó, bạn sẽ biết được nên làm thế nào để trở thành một người bạn đáng tin cậy trước khi là một đồng nghiệp đáng tin cậy.

6. Tôn vinh sự khác biệt / đa dạng

6. Tôn vinh sự khác biệt / đa dạng 1

Tập thể là sự bao gồm của nhiều cá nhân với những màu sắc riêng, không ai giống ai. Mọi người đều khác nhau, có thể là kinh nghiệm, sở thích, kiến thức hay quan điểm của từng người. Chúng ta cần biết tận dụng ưu điểm riêng của mỗi cá nhân để tăng cường sức mạnh tập thể. Vì thế, công việc trong nhóm phải có sự giao hòa giữa mục tiêu chung và sự khác biệt, đa dạng của từng cá nhân.

7. Công nhận nỗ lực của những thành viên tiêu biểu

Công nhận thành tích, nỗ lực của những nhân viên làm việc tốt sẽ giúp tạo ra động lực cho họ để hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn. Vì thế, trong nhóm đừng bao giờ “tiết kiệm” lời khen hay phần thưởng dành cho những người xứng đáng.

8. Kiểm tra và cải thiện quy trình làm việc thường xuyên

Một tổ chức sẽ không thể phát triển nếu như không thay đổi, không chịu tiếp cận những phương pháp làm việc mới, kỹ thuật mới.

Nhóm nên có những buổi thảo luận thường xuyên để đánh giá về hiệu quả làm việc của họ, những khó khăn thường gặp phải, những vấn đề cần được gỡ rối.

Các phản hồi mang tính xây dựng nên được đưa ra. Và chúng ta nên tập trung vào những ý kiến, hành vi tích cực để cải thiện quy trình làm việc. Mọi người cũng nên giúp đỡ nhau trong việc phát triển và sử dụng các chiến lược để đạt được mục tiêu của mình.

Các thành viên trong nhóm nhận ra rằng điểm mạnh của việc có một nhóm là mọi thành viên đều mang đến sự đa dạng cho nỗ lực giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình, đạt được mục tiêu hoặc tạo ra điều gì đó mới mẻ và thú vị.

Xem thêm: Những khó khăn thường mắc phải khi làm việc nhóm

X

Đặt hàng Modafinil – Modalert 200mg

Phí vận chuyển 30.000 đ

X

Đặt hàng Armodafinil – Waklert 150mg