10 tips nhỏ để quản lý thời gian hiệu quả, thêm hăng say, bớt căng thẳng

Tất cả chúng ta đều có quỹ thời gian 24h như nhau mỗi ngày. Thế nhưng, tại sao một số người luôn hoàn thành công việc của họ một cách vui vẻ trong khi bạn thì “bận túi bụi” mà kết quả chẳng ra sao?

Có chăng là vì bạn đang thiếu kỹ năng quản lý thời gian?

Quản lý thời gian là gì?

Nói ngắn gọn, quản lý thời gian là cách bạn tổ chức và lên kế hoạch cho từng mốc thời gian trong ngày bởi các hoạt động cụ thể. Bạn sử dụng thời gian thông minh – ắt hẳn bạn sẽ thu về được nhiều thành quả tốt đẹp.

Quản lý thời gian hiệu quả không có nghĩa là “nhồi nhét” và cố hoàn thành thật nhiều nhiệm vụ trong ngày càng tốt. Ngược lại, quản lý thời gian nói đến về việc đơn giản hóa cách bạn làm việc, làm mọi thứ tốt hơn, nhanh hơn nhưng bớt căng thẳng hơn.  

Nghe có vẻ là phản trực giác khi bạn đang tiêu tốn thời gian của mình tại đây để đọc bài viết này và học cách quản lý thời gian. Tuy nhiên, thay vì để một ngày trôi qua thật nhàm tẻ hoặc quá căng thẳng thì bạn nên dành 5 phút chỉ để học lấy những tư duy này. Nó sẽ cần thiết cho mọi quy trình trong cuộc sống của bạn.

Những lợi ích thu được khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả là gì?

• Năng suất và hiệu quả cao hơn.
• Tăng uy tín bản thân.
• Bớt áp lực.
• Tăng cơ hội thăng tiến.
• Cơ hội lớn hơn để đạt được các mục tiêu cuộc sống và sự nghiệp quan trọng.

Không quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả có thể có một số hậu quả rất không mong muốn.

• Luôn ngập mặt trong dealine, quay cuồng với nhiều công việc
• Luồng công việc không hiệu quả.
• Chất lượng công việc kém.
• Một danh tiếng chuyên nghiệp kém và một sự nghiệp bị đình trệ.
• Mức độ căng thẳng cao hơn, ít thời gian nghỉ ngơi, tận hưởng cuộc sống.

Bí quyết rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian – đánh bại tình trạng quá tải trong công việc

12 tips nhỏ sau đây sẽ giúp bạn có đủ thời gian trong một ngày cho tất cả mọi thứ bạn muốn làm, từ công việc, vui chơi, gia đình, bạn bè và cả nghỉ ngơi nữa.

Dành một ít thời gian để tìm hiểu về các kỹ thuật quản lý thời gian sẽ có lợi ích rất lớn bây giờ – và trong suốt sự nghiệp của bạn.

1. Hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ quan trọng đầu tiên

Đây là quy tắc vàng của quản lý thời gian. Mỗi ngày, xác định 2 đến 3 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành và thực hiện chúng trước tiên.

Khi bạn đã hoàn tất, chắc chắn đó là một ngày làm việc thành công. Giá trị của 1 ngày nằm ở việc bạn hoàn thành những thứ quan trọng, kể cả khi chúng chỉ thuộc 20% lượng công việc thay vì làm được 80% những việc vụn vặt.

2. Nhóm các nhiệm vụ có tính liên quan để thực hiện gần nhau

Giả sử, hôm nay công việc của bạn là viết 1 bài review mỹ phẩm cho đối tác và viết 1 bài giới thiệu doanh nghiệp cho công ty, thiết kế banner giáng sinh và tìm kiếm tư liệu cho bài thuyết trình cuối tuần. 

Bạn hãy nhóm các công việc có tính liên quan để thực hiện gần nhau, chẳng hạn như 2 bài viết. Tiếp cận công việc có tính liên quan cao sẽ giúp bạn thực hiện trôi chảy hơn. Thay vì đang làm việc A, nhảy sang việc B không liên quan, bạn sẽ mất một thời gian nhất định để làm quen ban đầu.

3. Đừng chăm chăm suy nghĩ về danh sách công việc phải hoàn thành mỗi ngày

Hôm nay, bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm. Note ra hàng tá loại việc lớn nhỏ khác nhau. Chắc chắn sẽ là một ngày bận rộn lắm. Nhưng đừng cố gắng nghĩ về chúng, bạn càng suy nghĩ về số lượng công việc, về những thứ mình phải hoàn thành, bạn sẽ càng căng thẳng hơn và bớt tập trung hơn.

Hãy chậm lại, tập trung để hoàn thành việc làm ở thời điểm hiện tại. Cũng đừng cố gắng làm 2- 3 việc cùng 1 lúc. Nhiều công việc khác nhau sẽ khiến bạn dễ phân tâm hơn và không giải quyết nhiệm vụ nào trọn vẹn.

4. Học cách từ chối

Giúp đỡ người khác không phải là xấu, nhưng “cả nể” sẽ khiến bạn rơi vào bế tắc với mớ bòng bong giữa việc của bản thân và sự nhờ vả của người khác. Do đó, hãy từ chối khi cần thiết. Điều đó sẽ giúp bạn giữ lại thời gian cho mình để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. 

Nếu bạn chưa biết “say no” thế nào để không làm mất lòng người khác, bạn có thể đọc tiếp bài này: Bí kíp để nói lời từ chối khôn ngoan trong giao tiếp.

5. Dồn 100% sự tập trung để giải quyết việc đang làm

Có vô vàn sự phiền nhiễu cứ luẩn quẩn xung quanh bạn. Tiếng ting ting âm báo tin nhắn của bạn bè là phiền nhiễu, tiếng ồn khoan đục bê tông bên ngoài cửa sổ là phiền nhiễu…Chúng quyến rũ bạn, chúng bủa vây bạn. Mục đích của chúng là làm sao để bạn ngưng suy nghĩ đến công việc. 

Vì vậy, trước khi để những “kẻ thù” này đạt được mục đích, hãy tự động cách xa chúng để duy trì trạng thái tinh thần tốt nhất. Bạn có thể để điện thoại ở chế độ im lặng, đóng tất cả các trình duyệt hay ứng dụng giải trí khác, chọn lựa một nơi đủ yên tĩnh để làm việc. Ở văn phòng, bạn cũng có thể cắt đứt phiền nhiễu với người xung quanh bằng cách đeo tai nghe. Hình ảnh một người đang đeo tai nghe khiến người xung quanh cảm thấy đối tượng trước mắt dường như đang rất tập trung và không muốn bị quấy rầy, vì thế họ sẽ tự động cách xa bạn, “để cho bạn được yên”.

Khi mới bắt đầu học cách tập trung, ai cũng sẽ cảm thấy khó khăn. Nhưng bạn yên tâm, có một kỹ thuật rèn luyện tập trung rất đặc biệt mà nhiều người đã thử áp dụng và thành công. Đó là kỹ thuật Pomodoro. Nếu bạn muốn biết nó là gì, hãy đọc bài viết này nhé Cải thiện kỹ năng tập trung bằng phương pháp Pomodoro

6. Bắt đầu sớm

Trì hoãn là căn bệnh không của riêng ai. Nhất là khi chúng ta mệt mỏi, căng thẳng, mức độ trì hoãn công việc lại càng cao. Nhưng trong trường hợp này, chúng tôi đang muốn nói tới sự trì hoãn phá hoại, biểu hiện của một người lười biếng và thiếu nghiêm túc trong công việc.

Để làm việc tốt hơn, hãy bắt đầu sớm hơn và ngưng trì hoãn. Hãy đặt ra cho mình các mốc thời gian để bắt đầu và kết thúc từng công việc. Nếu bạn để mặc cho từng nhiệm vụ trôi nổi theo suốt 8 tiếng mà không sự ràng buộc rõ ràng nào về thời gian, bạn sẽ có một ngày thảm hại.

Trì hoãn đôi khi do bạn thiếu động lực hay thiếu sự quyết đoán, nếu tự bạn không giải quyết được vấn đề, tốt nhất hãy tìm kiếm lời khuyên từ ai đó mà bạn tin tưởng, kể cả là sếp của bạn.

7. Tận dụng cuối tuần, chỉ một chút thôi

Nhiều người có xu hướng thả lỏng vào những ngày làm việc cuối tuần. Thứ 7 đến văn phòng, nhiệm vụ duy nhất chỉ là để điểm danh. Bạn không làm gì hết, vì chỉ muốn nghỉ ngơi, chơi bời. Bạn gác lại công việc tồn đọng vào thứ 2. Nhưng đây là điều hết sức sai lầm. 

Mặc dù chắc chắn năng suất và hứng khởi làm việc trong những ngày cuối tuần sẽ giảm đi ít nhiều, nhưng hãy cố gắng tận dụng chỉ một chút thôi. Nếu bạn có thể gánh vác một phần việc nhất định vào thời điểm này, bạn sẽ có một buổi sáng đầu tuần dễ chịu hơn.

8. Nghỉ ngơi đúng lúc

Nghiên cứu khoa học chỉ ra rằng, hầu hết mọi người sẽ khó có thể giữ tập trung cao độ lâu hơn 1h đồng hồ. Điều bạn tập trung là tốt, nhưng trí não bạn không cho phép điều đó. Vì thế, xen kẽ giữa các nhiệm vụ, các khoảng thời gian tập trung, hãy dành ra vài phút nghỉ giải lao. Nghỉ ngơi là cách tốt để lấy lại tinh thần cho đợt tập trung tiếp sau. Hãy nhớ rằng, nghỉ giải lao chỉ đơn giản là chỉ là giải lao, bạn làm gì cũng được, ngủ, ăn hay dạo bộ, nhưng đừng mảy may suy nghĩ tới công việc dù chỉ là một phút.

9. Ngủ ít nhất 7-8 giờ

Một số người nghĩ rằng hy sinh giấc ngủ cách tốt để nâng cao năng suất. Rút bớt một vài giờ ngủ nghỉ cũng có nghĩa là bạn sẽ có thêm thời gian để hoàn thành nhiều việc. Nhưng đây không phải cách tốt. 

Não bộ và toàn cơ thể chúng ta cần 7 – 8 h mỗi đêm để được nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng, phục vụ cho hoạt động vào ngày hôm sau. Nếu bạn cố tình đánh cắp thời gian ngủ, bạn vẫn sẽ làm việc được thôi, nhưng với trạng thái ủ rũ, tập trung kém, trí nhớ dở tệ. Và kết quả là, công việc mà bạn đã gắng gượng hoàn thành sẽ không tốt đẹp như mong đợi.

10. Tập thể dục và ăn uống lành mạnh.

Nhiều nghiên cứu đã liên kết một lối sống lành mạnh với năng suất làm việc cao. Tương tự như ngủ đủ giấc, tập thể dục và ăn uống lành mạnh giúp tăng mức năng lượng, làm đầu óc minh mẫn và cho phép bạn tập trung dễ dàng hơn.

Nói với bạn…

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giải quyết công việc tốt hơn và có thêm nhiều thời gian tận hưởng cuộc sống. Nhưng bạn đừng để bị cuốn vào sự bận rộn.

Mục tiêu nên là sắp xếp các cam kết của bạn theo cách bạn hạnh phúc khi tìm hiểu chi tiết về cuộc sống hàng ngày của bạn, ngay cả khi bạn đang làm việc.